La inteligencia artificial en las empresas pequeñas suele entrar por un asistente de texto (ChatGPT, Gemini, Copilot o Claude): es lo primero que prueba casi todo el que nos pregunta. En una empresa de diez personas sirve para cinco trabajos: preparar presupuestos, contestar las consultas que se repiten, redactar, ordenar datos que ya tienes y formar a la gente. No sustituye a nadie ni decide sola. Donde falla es al dejarla hablar sola con clientes, al dar por buena una cita suya sin comprobarla y al pegarle datos de clientes desde una cuenta personal.
Según el INE, el 21,1 % de las empresas españolas de 10 o más empleados usaba alguna tecnología de IA en el primer trimestre de 2025, 8,7 puntos más que un año antes[1]. Entre las de menos de diez empleados con conexión a internet, el 13,4 %[1]. La mayoría de las pymes todavía no la usa, y las que sí suelen empezar por los mismos sitios.
Cuánto usan la IA las empresas pequeñas en Europa
En el conjunto de la Unión Europea, el tamaño marca la diferencia. Eurostat midió en 2025 que usaba IA el 17 % de las empresas de 10 a 49 empleados, el 30,4 % de las de 50 a 249 y el 55 % de las de 250 o más[2].
Porcentaje de empresas que usan al menos una tecnología de IA, Unión Europea, 2025. Fuente: Eurostat[2].
¿Para qué la usan? El 34,7 % de las que la tienen la aplica a marketing o ventas, y el 31 % a la administración y la gestión[2]. Entre las que se lo plantearon y no dieron el paso, el motivo más repetido fue la falta de conocimientos (70,9 %), por delante de no tener claras las consecuencias legales (52,5 %) y del miedo a vulnerar la protección de datos (48,8 %)[2]. Encaja con lo que más nos preguntan: por dónde empiezo y qué le puedo meter sin buscarme un lío.
Cinco usos de la inteligencia artificial en las empresas pequeñas
Ventas: presupuestos y ofertas
Le das tus notas de la visita, la tarifa y un presupuesto antiguo que te guste, y te devuelve un borrador con las partidas en orden, cada una explicada para que la entienda el cliente, y tus condiciones de siempre. Tú repasas precios y plazos, que es lo que no se delega. Lo que ahorras es empezar cada vez desde un documento en blanco. No sabe tus costes reales ni si ese cliente paga tarde.
Atención al cliente: las respuestas que repites cada día
Horarios, plazos de entrega, cómo se pide cita, qué papeles hay que traer. Con una lista de preguntas y respuestas que hayas aprobado tú, la IA redacta en segundos la contestación a un correo o a un mensaje, y alguien del equipo la lee antes de enviarla. Dejarla contestar sola al público es otra cosa, y más abajo hay un caso real de por qué. Si tu canal es WhatsApp, lo tienes en detalle en chatbot para WhatsApp: qué automatizar sin que parezca un robot.
Marketing: redactar y reescribir
La descripción de un producto, el correo del mes a tus clientes, la publicación de la semana, un aviso para la web o la traducción para un cliente de fuera. Aquí la IA rinde si le das material tuyo, como las fichas de tu producto o correos que ya hayas escrito. Sin eso, el texto sale genérico y podría firmarlo cualquier otra empresa.
Administración: ordenar datos que ya tienes
Resumir por meses una hoja de ventas, cruzar dos listados de clientes o preparar el borrador del informe para la gestoría. También sacar de veinte correos de proveedores qué precios han subido: analizar texto escrito es, por poco, la tecnología de IA que más usan las empresas europeas[2]. Si lo que quieres es que facturas o pedidos pasen solos de un programa a otro, eso ya es automatizar, y lo contamos en 5 automatizaciones con IA que cualquier pyme puede usar hoy.
Formación: enseñar al equipo y escribir cómo se hacen las cosas
Convertir lo que sabe la persona más veterana en un manual paso a paso, preparar la acogida de alguien que entra nuevo, sacar preguntas de repaso de un procedimiento. Y al revés: formar al equipo en la propia IA. El Reglamento europeo de IA obliga desde el 2 de febrero de 2025 a quien usa estos sistemas a ocuparse de la alfabetización en IA de su personal[3]. Su reforma, en vigor desde el 27 de julio de 2026, rebajó la exigencia: ahora hay que adoptar medidas para apoyar esa formación, según lo que ya sabe cada persona y el uso que le va a dar, sin obligación de garantizar a nadie un nivel concreto. La Comisión y los Estados tienen que ayudar a cumplirla, en particular a las pymes, y la Comisión publicará ejemplos prácticos de cómo hacerlo[4]. Para una empresa pequeña, basta con empezar por que quien la usa sepa qué no debe meterle y cuándo desconfiar de lo que responde.
Tú sigues revisando. Lo que te ahorras es la página en blanco.
Tres cosas que no funcionan
Dejarla contestar sola al público
En noviembre de 2022, un cliente de Air Canada preguntó al chatbot de la web de la aerolínea por la tarifa reducida por fallecimiento de un familiar. El chatbot le dijo que podía pedirla después del viaje, y la aerolínea no lo permitía. Ante el tribunal civil de la Columbia Británica, Air Canada alegó que no respondía de lo que dijera su chatbot. El tribunal contestó que es responsable de toda la información de su web, salga de una página o de un chatbot, y en febrero de 2024 la condenó a pagar 812,02 dólares canadienses[5]. La cantidad es pequeña y la lección no: lo que diga tu asistente lo has dicho tú.
Dar por buena una cifra, una ley o una cita sin abrir la fuente
Estos asistentes escriben con la misma seguridad cuando aciertan que cuando se inventan algo. En junio de 2023, un juez federal de Nueva York multó con 5.000 dólares a dos abogados y a su despacho por presentar un escrito con sentencias que no existían, sacadas de ChatGPT. El propio juez escribió que usar una herramienta de IA fiable no tiene nada de impropio; lo sancionable fue no comprobarlas y seguir defendiéndolas cuando el tribunal preguntó por ellas[6]. Trasladado a una pyme: un artículo de ley mal citado en un contrato o un plazo de Hacienda equivocado.
Pegar datos de clientes en una cuenta personal gratuita
Alguien del equipo copia el correo de un cliente, con su nombre, su teléfono y lo que ha comprado, y lo pega en un chat con su cuenta de casa. La Agencia Española de Protección de Datos recomienda en su decálogo de enero de 2026 no compartir con la IA datos como el nombre completo, la dirección, el teléfono o el DNI, ni información financiera o contractual[7]. Pasarse a una cuenta de empresa ayuda, pero no basta por sí solo. Si la herramienta trata datos personales por encargo de tu empresa, el Reglamento General de Protección de Datos exige que ese tratamiento se rija por un contrato con el proveedor como encargado del tratamiento[8]. Y ni la cuenta ni el contrato sustituyen a la costumbre de quitar nombres y datos antes de pegar nada.
Sin humo: ninguno de estos cinco usos cambia por sí solo la cuenta de resultados. Ahorran ratos repartidos por la semana, y solo si alguien dedica al principio unas horas a preparar el material. Quien te prometa que la IA te ahorra un sueldo en un mes no ha visto tu empresa.
Por dónde empezar esta semana
- Elige una sola tareaLa que alguien del equipo repite varias veces por semana y le aburre.
- Prepara el materialLo mismo que le darías a alguien recién llegado para que hiciera esa tarea bien a la primera.
- Escribe la regla de datosUna línea que todo el equipo conozca con lo que no se pega nunca: nombres de clientes, DNI, cuentas bancarias, datos de salud.
- Revisa todo el primer mesLo que salga lo lee una persona antes de usarlo. Apunta en qué se equivoca, porque se equivoca siempre en lo mismo.
- Mide con relojCuánto tardabais antes y cuánto ahora. Si no ahorra tiempo, se deja.
Si después de eso quieres que la tarea deje de pasar por una persona, el paso siguiente es un agente de IA o una automatización, y ahí sí conviene que lo monte alguien que sepa. Es lo que hacemos en automatización de procesos con IA.
Dudas rápidas
¿Cómo se aplica la inteligencia artificial en las empresas?
Casi siempre empieza como asistente de texto para el trabajo de oficina de cada día; arriba están los cinco usos, departamento por departamento. En Europa, las empresas que la usan la dedican más que a nada a marketing o ventas (34,7 %) y a administración y gestión (31 %)[2].
¿Qué tipo de IA usan las empresas?
Ninguna domina. La que más se usa en Europa, por poco, es la que analiza texto escrito, seguida de la que genera imágenes, vídeo o sonido y de la que genera texto o voz[2].
¿Cuál es la mejor IA para empresas?
No hay una mejor para todas. Para los cinco usos de este artículo sirve cualquiera de los asistentes generalistas en su versión para empresas. Pesa más que la cuenta sea de la empresa y que el equipo sepa qué no meterle que la marca que elijas.
¿Es obligatorio formar a los empleados en IA?
Hay que ocuparse de ello, aunque con menos exigencia que al principio. El Reglamento europeo de IA obliga desde el 2 de febrero de 2025 a quien usa sistemas de IA a adoptar medidas sobre la alfabetización en IA de su personal[3]. Tras su reforma, en vigor desde el 27 de julio de 2026, esas medidas son para apoyarla, según los conocimientos de cada persona y el uso que le vaya a dar, y no obligan a garantizar un nivel concreto[4]. No fija un curso ni un número de horas.
¿Cómo afecta la inteligencia artificial a las empresas pequeñas?
Hoy, más como ahorro de tiempo en tareas de oficina que como cambio del negocio. La distancia con las grandes es clara: en Europa la usa el 17 % de las empresas de 10 a 49 empleados, frente al 55 % de las de 250 o más[2].
Fuentes
[1] Instituto Nacional de Estadística. (2025, 22 de octubre). Encuesta sobre el uso de TIC y del comercio electrónico en las empresas. Año 2024 - Primer trimestre 2025. Datos definitivos, nota de prensa, apartados «Otras tecnologías en las empresas» y «Uso de las TIC en empresas de menos de 10 empleados», consultada el 28 de septiembre de 2026. enlace
[2] Eurostat. (2025, diciembre). Use of artificial intelligence in enterprises, Statistics Explained (en inglés), datos de 2025, consultada el 28 de septiembre de 2026. enlace
[3] Reglamento (UE) 2024/1689 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 13 de junio de 2024, de inteligencia artificial, artículos 4 (en su redacción original) y 113, versión del BOE, consultada el 28 de septiembre de 2026. Reglamento de IA en el BOE
[4] Reglamento (UE) 2026/1744 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 8 de julio de 2026, por el que se modifican los Reglamentos (UE) 2024/1689, (UE) 2018/1139 y (UE) 2023/1230 (Ómnibus digital sobre IA), Diario Oficial de la Unión Europea, serie L, 24 de julio de 2026, considerando 8 y artículo 1, punto 5, que sustituye el artículo 4 del Reglamento (UE) 2024/1689; entra en vigor a los tres días de su publicación (artículo 4), consultado el 28 de septiembre de 2026. Reglamento (UE) 2026/1744 en el Diario Oficial
[5] Civil Resolution Tribunal de la Columbia Británica. (2024, 14 de febrero). Moffatt v. Air Canada, 2024 BCCRT 149, párrafos 2, 27 y 44 (en inglés). enlace
[6] Tribunal de Distrito de los Estados Unidos para el Distrito Sur de Nueva York. (2023, 22 de junio). Mata v. Avianca, Inc., 678 F.Supp.3d 443, resolución de sanciones, copia publicada por la Universidad de California, Berkeley (en inglés). enlace
[7] Agencia Española de Protección de Datos. (2026, 27 de enero). La AEPD publica un decálogo con recomendaciones para proteger la privacidad al usar herramientas de IA, nota de prensa, consultada el 28 de septiembre de 2026. enlace
[8] Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, general de protección de datos, artículo 28, apartado 3, versión del BOE, consultada el 28 de septiembre de 2026. Reglamento General de Protección de Datos en el BOE
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